Tupoksi

TUPOKSI KETATAUSAHAAN SMK PANCA BHAKTI BANJARNEGARA

https://drive.google.com/file/d/0ByxqtGOnAnbJS2gwR3dTSmVJV0U/view
Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama.
Menurut The Liang Gie (2000:50).
a.   Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap dipergunakan bilamana diperlukan.
b.   Mencatat yaitu melipuri kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujudlah tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim atau disimpan.
c.    Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk dipakai.
d.   Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
e.   Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak pertama ke pihak lain.
f.    Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.

Secara ringkas kegiatan penyelenggaraan pengelolaan keterangan-keterangan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Aktivitas : menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.
2. Sasaran kegiatan : keterangan-keterangan yang berupa warkat.
3. Kerja yang nampak di kantor : mengetik, menghitung, men-cap, menelpon, menyalin, mendikte, memilah-milah, melekatkan, menandai, menyampuli, membagi-bagi, melubangi dan sebagainya.
4. Ciri-ciri :
a.      bersifat pelayanan,
b.      merembes kemana-mana,
c.         dilakukan oleh semua pihak, dan
d.      banyak memakai alat tulis, berkas mata dan pikiran.
5. Peranan :
a. Membantu pelaksanaan pekerjaan induk dalam setiap organisasi.
b. Menyediakan keterangan untuk pimpinan.
c. Melancarkan perkembangan organisasi.

6. Peralatan :
a. material lembaran,
b. material non lembaran,
c. alat tulis dan non tulis, dan
d. mesin kantor dan perabot kantor serta perlengkapan lain-lain.

7. Hasil kerja : formulir, surat-surat, warkat lain, buku, benda-benda berketerangan dan sebagainya.

Jenis-jenis kegiatan dan tugas-tugas ketatausahaan

A. Jenis- jenis kegiatan ketatausahaan
Pekerjaan ketatausahaan bukan monopoli petugas administrasi saja, tetapi juga pegawai edukatif. Dalam bagian ini akan disajikan kegiatan tata usaha khususnya yang dilakukan oleh tenaga administratif. Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan di sekolah. Secara terperinci kegiatan yang dibantu kemudahannya adalah:

a. Kegiatan yang menyangkut manajemen.
Manajemen adalah segala proses penyelenggaraan yang bertujuan memperlancar pelaksanaan proses belajar mengajar agar efektif dan efisien. Penyusunan jadwal, pembuatan kalender akademik dan sebagainya biasa dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan kepada seorang/beberapa orang guru. Mereka hanya mengerjakan penyusunannya tetapi pengerjaan penulisan ke papan tulis besar diserahkan ke tata usaha.
b. Kegiatan yang menyangkut manajemen siswa.
Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen siswa banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya antara lain:
1) Mendaftar calon siswa (mulai dari pengadaan formulir).
2) Mengisi buku induk dan buku klaper.
3) Mengurus dan mengatur warkat-warkat jika ada pemindahan siswa.
4) Mengisi daftar presensi sampai menghitung prosentasenya.
5) Mengatur ruang kelas, ruang laboratorium dan ruang kegiatan yang lain.
6) Membuat laporan dan statistik mengenai keadaan siswa setiap bulan dan setiap tahun.

c. Kegiatan yang menyangkut manajemen personil.
Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen personil banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya:
1.    Melaksanakan pengetikan dan pengaturan warkat untuk pengangkatan sebagai pegawai,mengatur permintaan tanda tangan dari kepala sekolah dan mengirimkannya.
2.    Membantu memperbanyak salinan surat-surat keputusan serta lampiran-lampiran yang dibutuhkan untuk pengurusan kenaikan pangkat, penggunaan hak cuti atau pensiun.
3.    Menyiapkan, menyimpan, dan menisci kartu pegawai.
4.    Menyiapkan blangko-blangko presensi pegawai.
5.    Membantu kepala sekolah dalam membuat laporan statistik keadaan pegawai edukatif dan administratif.
6.    Mengerjakan tugas-tugas lain, baik bersifat rutin maupun insidental.

d. Kegiatan yang mengenai penataan inventaris sekolah.
1.  Pekerjaan inventaris sebenarnya menyangkut bagian manajemen sarana, yaitu mencatat keluar masuknya barang, pemeliharaan dan penyimpanannya. Pekerjaan ketatausahaan yang menyangkut penataan inventaris meliputi: Pencatatan masuknya barang-barang, member label dan nomor inventaris, mengklasifikasikan.
2.  Pencatatan keluarnya barang-barang misalnya digunakan, dipinjam, dihibahkan (diberikan kepada lembaga lain atau perseorangan), disingkirkan.

e. Kegiatan yang menunjang penataan keuangan.
Kegiatan yang dikerjakan dalam penataan surat-menyurat dipisahkan menjadi: pengurusan surat-menyurat masuk, pengurusan penyimpanan surat (kearsipan), dan pengurusan surat-surat keluar.
1.  Pengurusan surat-surat masuk (agenda)
a.      Mencatat nomor dan tanggal surat dalam buku agenda surat masuk yang kolomnya terdiri dari: (tanggal diterimanya surat, nomor urut, kode, alamat surat, nomor surat, pokok surat/keterangan)
b.      Menyerahkan surat kepada alamat,
c.      Surat dibaca oleh alamat yang dituju dan diberi disposisi.
d.      Surat dikembalikan kepada tata usaha untuk dibuatkan balasan (jika memang dikehendaki demikian)
e.      Tata usaha melaksanakan disposisi.
f.       Tata usaha menyerahkan kembali surat tersebut kepada bagian yang mengurus surat keluar.
g.      Pengarsipan surat tersebut.
2.  Pengurusan surat keluar (ekspedisi)

Pengurusan surat keluar dilakukan dengan urutan:
a.      Surat yang sudah diketik diserahkan kepada kepala sekolah untuk disetujui dan dimintai tanda tangan.
b.      Membubuhkan cap di sebelah kiti tanda tangan pimpinan.
c.      Memasukkan surat yang akan dikirim ke dalam sampul dan megrsipkan surat tembusannya menurut cara pengarsipan.
d.      Mencatat surat ke dalam akan dikirim ke dalam buku ekspedisi.
e.      Mengirimkan surat tersebut ke alamat.

3.    Pengaturan penyimpanan surat (pengarsipan)

Surat-surat yang sudah selesai diproses lalu diarsipkan. Kegiatan kearsipan adalah menyimpan dan memelihara arsip tersebut ke dalam filing cabinet atau almari arsip agar tetap utuh dan mudah dicari kembali apabila diperlukan.
Penanganan arsip yamg baik menjadi satu tanda bahwa kantor atau lembaga itu pengelolaan usahanya baik. Arsip adalah suatu barang-barang yang berharga yang mengandung nilai kegunaan sejarah. Apabila pengarsipan dilakukan dengan baik, maka warkat yang sudah lama disimpan pun akan mudah ditemukan kembali.
Cara-cara yang digunakan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip dilakukan:
a. Menurut tanggal masuknya surat
b. Menurut pokok/surat
c. Menurut daerah asal surat
d. Menurut abjad nama pengirim surat
Untuk lebih mudahnya, biasanya warkat arsip tersebut dimasukkan ke dalam odner. Agar bahan-bahan yang terbuat dari kertas ini tidak lekas rusak dimakan ngengat, maka sebaiknya diberi kapur barus.
f.   Kegiatan yang mengenai pekerjaan surat-menyurat.
Dalam keuangan sekolah, ada bermacam-macam bendahara. Bermacam-macam bendahara yang ada mengerjakan administrasi keuangan. Bendahara Negara yang diangkat dan ditetapkan dengan surat keputusan yang mempunyai tugas menerima, membagikan, dan mempertanggungjawabkan. Yang dimaksud adalah bendahara yang mengurusi gaji pegawai dan mengurusi uang otorisasi. Uang otorisasi atau uang yang dipertanggungjawabkan, proses pengajuan permintaannya sampai dengan proses pengambilan gaji.
g.   Kegiatan yang menunjang manajemen sarana.
Kegiatan ketatausahaan yang menyangkut administrasi sarana yang sebenarnya sebagian besar sebenarnya telah berhubungan dengan ketatausahaan yang mengenai inventarisasi. Di samping penataan inventaris, tata usaha yang lain adalah ketatausahaan mengenai perencanaan pengadaan yang dimulai dari mendaftar alat/sarana, menyeleksi dan mendaftar kebutuhan.

Selain kegiatan-kegiatan yang te;lah disebutkan yang berhubungan dengan bidang garapan administrasi sekolah, masih ada satu kegiatan lain yaitu kegiatan yang menunjang pengaturan tata ruang kantor, termasuk juga halaman dan ruang-ruang yang lain. Kegiatan ini kadang-kadang disatukan dengan kegiatan sarana menjadi kegiatan sarana prasarana.
Kegiatan terakhir ini hampir seluruhnya dikerjakan oleh para pekerja atau pesuruh.
Kegiatannya mencakup:
1. Menjaga kebersihan ruangan, halaman, dan tempat-tempat lain yang termasuk wilayah sekolah.
2. Menjaga keamanan khususnya pada waktu tidak berlangsung kegiatan belajar mengajar di sekolah.
3. Mengurus kebun dan tanaman-tanaman yang ada.
4. Mengedarkan surat edaran, pengumuman sekolah, mengantar surat ke instansi lain atau orang tua siswa dan sebagainya.
5. Menyediakan minuman untuk semua pegawai dan tamu.

B. Tugas-Tugas Tu (Tata Usaha)
Pengalaman dan sertifikasi pendidikan (ijazah) sangat menentukan dalam kerja mereka, dan mereka bekerja pada disiplin ilmu mereka maing-masing. Sementara aktivitas semua staf TU di sekolah-sekolah di Indonesia tampaknya harus bisa bekerja di semua bidang yang ditugaskan oleh Kepala Sekolah dan Kepala TU. Mereka bertugas dalam berbagai bidang, baik bekerjasama dengan kepala sekolah dan guru atau mereka bekerja sendiri. Tugas mereka meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrastruktur sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan, dan hubungan masyarakat (sumber:hasil rapat Kepala Tata Usaha Bogor :1996)
Mill dan Standingford (1982) menyebutkan 8 tugas administrasi yaitu:
a. Menulis surat
b. Membaca
c. Menyalin (menggandakan)
d. Menghitung
e. Memeriksa
f. Memilah (menggolongkan dan menyatukan)
g. Menyimpan dan menyusun indeks
h. Melakukan komunikasi (lisan dan tertulis)

Post a comment